Bordereau de courrier recommandé pour indexation
Document à joindre à votre envoi recommandé pour formaliser et tracer le contenu transmis : liste des pièces, références du bail, statut de l'envoi. Utile en cas de litige ultérieur.
Aperçu et téléchargement
Marie Dupont
Avenue Louise 367
1050 Bruxelles
Jean Vandenberghe
Rue Haute 142
1000 Bruxelles
Type d'envoi
☐ Lettre simple ☑ Lettre recommandée avec accusé de réception ☐ Recommandé électronique qualifié
Pièces jointes
☑ Lettre de notification d'indexation
☐ Détail du calcul d'indexation (impression de l'API)
☐ Copie du bail enregistré
☐ Copie du certificat PEB (si applicable)
Adresse du bien loué : Rue Haute 142, 1000 Bruxelles
Référence bail : Bail signé le 14 juin 2021
Pourquoi un bordereau ?
Le bordereau d'envoi est un document interne au bailleur qui :
- Liste les pièces incluses dans l'envoi (lettre principale + annexes)
- Précise le mode d'envoi (recommandé classique, électronique, simple)
- Documente la date d'expédition
- Sert de preuve en cas de contestation ultérieure : si le locataire prétend ne pas avoir reçu une pièce, vous prouvez qu'elle figurait bien dans l'envoi
Le bordereau ne remplace pas l'accusé de réception postal — c'est complémentaire.
Comment l'utiliser ?
- Téléchargez le PDF en cliquant sur Télécharger PDF ci-dessus
- Imprimez-le et complétez les cases à cocher selon vos pièces réellement jointes
- Datez et signez en bas à gauche
- Joignez le bordereau à votre envoi (recommandé ou simple)
- Conservez votre copie + l'accusé de réception bpost dans le dossier locataire
Recommandé classique vs électronique
En Belgique, deux formes de recommandé ont la même valeur de preuve :
- Recommandé classique bpost (courrier physique avec accusé de réception) — ~10 €/envoi, accessible à tous les destinataires
- Recommandé électronique qualifié, envoyé via un prestataire agréé au sens du règlement européen eIDAS — bpost n'en propose pas et My eBox n'est pas un service d'envoi entre particuliers ; le destinataire doit pouvoir le recevoir par ce canal
Pour un locataire particulier, restez sur le recommandé classique. Le recommandé électronique qualifié est surtout pertinent pour les bailleurs professionnels et les agences qui gèrent de nombreux envois ; dans tous les cas, conservez la preuve d'envoi et de réception.
Questions fréquentes
À quoi sert ce bordereau ? + −
C'est un document à joindre à votre envoi recommandé qui liste les pièces incluses (bail, calcul, lettre principale) et les références. Il sert de preuve formelle du contenu envoyé en cas de contestation.
Le bordereau remplace-t-il l'accusé de réception postal ? + −
Non. L'accusé de réception est délivré par bpost, le bordereau est votre document interne qui décrit ce que vous avez envoyé. Les deux sont complémentaires.
Recommandé classique ou électronique ? + −
Le recommandé papier et le recommandé électronique qualifié (envoyé via un prestataire agréé au sens du règlement eIDAS) ont la même valeur de preuve. Attention : bpost ne propose pas ce service, et My eBox n'est pas un canal d'envoi entre particuliers. Pour un locataire particulier, le recommandé papier avec accusé de réception reste la solution la plus simple.
Combien coûte un recommandé en Belgique ? + −
~7,80 € pour un envoi national, ~10 € avec accusé de réception (tarifs bpost indicatifs). Le prix d'un recommandé électronique qualifié dépend du prestataire agréé choisi. À ajouter dans vos frais de gestion locative.
Modèles connexes
- Lettre de notification — à envoyer avec ce bordereau
- Lettre de mise en demeure — recommandé fortement conseillé (preuve)
- Tous les modèles