Conditions d'utilisation

Ces conditions s'appliquent au générateur de lettres d'indexation et à l'espace « Mon espace » du site indexation-loyer.be (ci-après « le service »), édité par Edouard Hennin (voir les mentions légales). Dernière mise à jour : 1er octobre 2026.

1. Le service

Le service calcule l'indexation d'un loyer d'habitation en Belgique, rédige la lettre de notification au locataire et conserve le dossier (bail, lettres, coordonnées saisies) dans un espace accessible par lien, afin de vous permettre de le retrouver, de le modifier, de recevoir chaque année la lettre suivante déjà calculée et pré-remplie, et d'être averti des changements de règles qui concernent votre bail. Le service est gratuit et fourni « en l'état » : il constitue une aide au calcul et à la rédaction, pas un avis juridique.

2. Votre espace, sans mot de passe

L'adresse email que vous indiquez pour recevoir la lettre identifie votre espace. L'accès se fait par des liens personnels contenus dans nos emails (validité 30 jours, renouvelés à chaque envoi) ou par un lien d'accès envoyé à votre demande depuis la page « Mes dossiers » (validité 15 minutes, usage unique). Vous êtes responsable de la confidentialité de votre boîte email ; nous ne demandons jamais de mot de passe.

3. Données que nous conservons et pourquoi

Pour chaque dossier : votre adresse email, la langue, les informations du bail (loyer de base, dates, région, classe PEB), les coordonnées du bailleur, du locataire et du bien telles que vous les avez saisies, l'historique des lettres générées (dates, indices, montants), les dates d'interaction avec votre espace et la preuve de votre acceptation des présentes (date, adresse IP, version du texte). Nous ne conservons pas les fichiers PDF : ils sont régénérés à la demande à partir de ces données.

Finalités : (1) retrouver vos dossiers, lettres et calculs ; (2) la lettre annuelle pré-remplie et le rappel à la date anniversaire ; (3) les alertes lorsqu'une règle change pour votre bail (facteur PEB, indice publié, fenêtre régionale) ; (4) le suivi de plusieurs biens, la duplication et l'export ; (5) la vérification d'une indexation passée ; (6) des statistiques anonymisées pour améliorer le site ; (7) l'information sur les autres outils de l'éditeur liés à la location, sous forme d'une mention dans nos emails de service (voir l'article 6).

4. Données de vos locataires — vous êtes responsable du traitement

Les coordonnées du locataire (et, le cas échéant, du bailleur que vous représentez) sont des données que vous encodez dans le cadre de la gestion de votre bail. Vous en êtes le responsable du traitement au sens du RGPD ; indexation-loyer.be agit comme sous-traitant (art. 28 RGPD) : nous ne traitons ces données que pour vous fournir le service décrit ci-dessus, sur vos instructions, et jamais pour nos propres finalités (aucune prospection des locataires, aucune cession, aucun usage nominatif). En utilisant le service, vous confirmez disposer d'un fondement légitime pour encoder ces données (le bail) et vous vous engagez à informer les personnes concernées, conformément aux articles 13 et 14 du RGPD. Nous vous assistons pour répondre à leurs demandes (accès, rectification, effacement) : vous pouvez modifier ou supprimer ces données à tout moment depuis votre espace.

Sous-traitants ultérieurs : Hostinger (hébergement du serveur et de la base de données, Union européenne), LWS (envoi des emails), Cloudflare (diffusion du site). En cas d'incident de sécurité affectant vos données, nous vous en informons sans retard injustifié.

5. Durée de conservation et suppression

Un dossier est conservé tant qu'il est actif. Après 24 mois sans aucune interaction (aucune lettre générée, aucun espace ouvert, aucun lien cliqué), nous vous envoyons un avertissement ; sans réaction dans les 30 jours, le dossier, ses lettres et la lettre annuelle sont supprimés définitivement. Vous pouvez supprimer un dossier à tout moment depuis votre espace ou par le lien de suppression présent dans chaque email ; la suppression est immédiate et irréversible. Vous pouvez aussi exporter vos données (format JSON et PDF) depuis votre espace.

6. Emails

Nos emails sont des emails de service : envoi de la lettre, lien d'accès, lettre annuelle pré-remplie, alertes de règles, avertissement avant suppression. Ils peuvent contenir une courte mention des autres outils de l'éditeur destinés aux bailleurs ; vous pouvez y mettre fin par le lien prévu dans chaque email. Nous n'envoyons pas de newsletter sans votre consentement distinct.

7. Responsabilité

Les calculs reposent sur les indices publiés par Statbel et sur les règles régionales telles que décrites dans notre méthodologie. Vous restez seul responsable de l'exactitude des données saisies, de la vérification des conditions légales de l'indexation (bail enregistré, certificat PEB communiqué, délais) et de l'envoi de la lettre à votre locataire. L'éditeur ne peut être tenu responsable des conséquences d'une indexation erronée ou irrégulière fondée sur des données inexactes.

8. Modifications

Nous pouvons faire évoluer le service et les présentes conditions ; la version applicable est celle acceptée lors de la génération de votre dernière lettre (sa date figure dans votre dossier). Toute évolution substantielle vous est signalée par email.

Questions, exercice de vos droits (accès, rectification, effacement, portabilité, opposition) : formulaire de contact. Autorité de contrôle : Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).